Da jährliche Aktionärsversammlungen in virtuellen Umgebungen stattfinden, müssen die Boards sich der Probleme für die Proxy-Saison 2020 besser bewusst sein. Außerordentliche Hauptversammlungen finden aus einer Vielzahl von Gründen statt, aber die Sitzung wird in der Regel einberufen, um die mögliche Absetzung einer Führungskraft zu diskutieren. Im Dezember 2017 hielt die London Stock Exchange (LSE) eine außerordentliche Hauptversammlung ab, auf der behauptet wurde, ihr Vorsitzender Donald Brydon habe den ehemaligen Vorstandsvorsitzenden Xavier Rolet verdrängt. Rolet trat Anfang November 2017 zurück. Aktionäre, die sich entscheiden, nicht persönlich an der Hauptversammlung teilzunehmen, sind oft zur Stimmrechtsvertretung eingeladen, was sie in der Regel per Post oder über eine Online-Plattform tun können. In den meisten Fällen treffen sich Aktionäre und Führungskräfte nur während der Hauptversammlung eines Unternehmens, die in der Regel zu einem festen Zeitpunkt stattfindet. Am Ende der Besprechung ermöglicht Diligent Minutes den Protokollnehmern, das Dokument für das letzte Protokoll in Microsoft Word zu exportieren oder es dem nächsten Sitzungsbuch des Boards zur Diskussion und Genehmigung hinzuzufügen. Minuten-Software ist ein Werkzeug, das die Last aus der Minutenaufnahme nimmt. Diligent Boards bietet ein sicheres Board-Portal, in dem Minute-Träger eine Protokollvorlage direkt an Vorstandsbücher für Aktionärsversammlungen anhängen können. Die Software ist eine Minuten- und Aktionsartikel-Softwarelösung, die es Auch Minutennehmern ermöglicht, Minuten zu erstellen, die nicht an Tafelbücher angehängt sind, wenn sie dies wünschen. Minute-Besucher können ganz einfach Online-Links zu Kopien von Auflösungen und Verweisen auf Briefing-Materialien hinzufügen, sodass die Teilnehmer Informationen vor, während oder nach der Besprechung nachschlagen können. Öffentliche Unternehmen müssen bei der Securities and Exchange Commission (SEC) jährliche Vollmachten, die als Formblatt DEF 14A bekannt sind, einreichen. In der Einreichung werden Datum, Uhrzeit und Ort der Hauptversammlung sowie die Vergütung der Geschäftsleitung sowie alle wesentlichen Angelegenheiten der Gesellschaft im Zusammenhang mit der Aktionärsabstimmung und den benannten Direktoren angegeben.

1. Eröffnung der Sitzung. 2. Wahl des Sitzungspräsidenten. 3. Erstellung und Genehmigung der Liste der stimmberechtigten Aktionäre in der Sitzung. 4. Genehmigung der Tagesordnung.

5. Wahl von einer oder zwei Personen zur Genehmigung des Sitzungsprotokolls.